Archivage

De sa création à sa destruction, les documents d’une entreprise vont constituer des archives. Selon les besoins de l’entreprise, la durée de conservation des archives varie largement. De la même façon qu’il peut exister différents types de documents (juridique, informatif, administratif, public, etc.), il existe également différents types d’archives. Comment les différencier, les conserver ou les éliminer ? 

Les différents types d'archivage d'entreprise

Selon leur stade de vie, les archives sont qualifiées de courantes, intermédiaires ou définitives.

Les archives courantes

Tous les documents que l’entreprise utilisent de manière habituelle et fréquente, sont considérés comme des archives courantes. Ce sont généralement des documents utiles qui permettent d’assurer le fonctionnement de l’activité des services auxquels ils sont rattachés. Il relève souvent de la responsabilité de ces mêmes services de s’assurer de l’archivage de ces documents, pour garantir la continuité des affaires.

Les archives courantes incluent toutes les archives produites ou reçues au cours d’un exercice spécifique. Par exemple, dans le cadre d’un exercice comptable en cours ou d’une procédure juridique en cours.

Dans tous les cas, les archives courantes sont essentiellement gérées au sein-même d’une entreprise. Elles sont fréquemment consultées par les salariés du service concerné comme base de travail, donc indispensable à l’entreprise. Néanmoins, ces documents peuvent être triés en fonction de leur valeur informationnelle (revues, notes de transmission, doublons, brouillons, documentation caduque, etc.)

Les archives intermédiaires

Les documents qui ne sont plus d’aucune utilité à un service deviennent des archives intermédiaires. A ce titre, ils sont considérés comme des documents semi-actifs, reliés essentiellement à des affaires déjà traitées ou classées. Pour autant, ils ne vont pas être détruits, car ils peuvent encore être utiles pour des besoins juridiques ou administratifs. Bien qu’ils soient moins sollicités qu’auparavant, ces archives intermédiaires sont généralement conservées à proximité des bureaux pour une durée déterminée. Ce sont, dans la plupart des cas, des documents à valeur probante ou juridique qui permettent à l’entreprise de justifier ses droits et obligations en tant que personnes morales et/ou citoyens.

Les archives définitives

Les archives définitives rassemblent tous les documents ayant participé à la création et au développement de l’entreprise. Elles constituent la mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise. Ce sont des documents très importants qui doivent particulièrement faire l’objet d’archivage parce qu’ils témoignent des faits qui ont marqué la vie de l’entreprise. Ce sont également des preuves du passé, des connaissances utiles que l’entreprise se doit de protéger. Ces documents doivent rester à la disposition de l’entreprise pour régler d’éventuels litiges ou pour les besoins d’une recherche axée sur la mise en place de nouvelles stratégies économiques.

La solution d’externalisation

Le traitement de fonds d’archives définitives requiert un système d’archivage professionnel. Lorsque les documents d’entreprise perdent leur valeur courante et passe directement au statut d’archives définitives, le recours à un tiers-archiveur s’impose. La solution de l’externalisation permet une conservation sécurisée des archives définitives d’une entreprise. Externaliser l’archivage des documents d’entreprise permet d’améliorer la gestion des archives, de sorte d’avoir à disposition les documents nécessaires au traitement d’une affaire en cours.